REGULAMIN UCZESTNICTWA W HOLOTOUR HOLO VECTORS
§1 Postanowienia ogólne.
§2 Warunki uczestnictwa.
§3 Rejestracja dla specjalistów medycznych i wykładowców – prezentacja platformy HOLO vectors.
§4 Rejestracja na warsztaty – studenci.
§5 Kwestie bezpieczeństwa.
§6 Wizerunek.
§7 Dane osobowe.
§8 Newsletter, komunikacja telefoniczna i urządzenia końcowe.
§9 Postanowienia końcowe.
§1 Postanowienia ogólne
1. Organizatorem Holotour HOLO vectors jest spółka HOLO vectors Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Reglowa 3, 60-113 Poznań (nr KRS 0000646704). Strona internetowa Organizatora: www.holovectors.com.
2. Holotour HOLO vectors (dalej jako: “Holotour”) służy zaprezentowaniu społeczności akademickiej i przedstawicielom branży medycznej innowacyjnego rozwiązania technologicznego od HOLO vectors i podmiotów z nim współpracujących w sektorze MedTech (tj.spółki Medicalholodeck AG).
3. Treść Regulaminu dostępna załączona jest do formularza zgłoszeniowego, wiadomości potwierdzającej zgłoszenie oraz znajduje się w Internecie na stronie www.holovectors.com/regulamin-holotour.
4. Regulamin obowiązuje wszystkich Uczestników Holotour.
§2 Warunki uczestnictwa
1. Udział w Holotour jest bezpłatny.
2. Do udziału w Holotour zaproszeni są:
a) wykładowcy;
b) specjaliści medyczni (np. lekarze, asysta medyczna, pielęgniarki);
c) studenci.
3. Status uczestników może być weryfikowany przez personel Organizatora, np. przez żądanie do wglądu legitymacji wykładowcy bądź studenckiej.
4. Holotour bądź konkretna sesja mogą zostać odwołane bądź odroczone w czasie z uwagi na nieprzewidziane wcześniej okoliczności na podstawie jednostronnej decyzji Organizatora. Organizator nie gwarantuje, że sesje nie będą doznawały opóźnień, jednakże dołoży wszelkich starań, by odbywały się zgodnie z zaplanowanym harmonogramem.
§3 Rejestracja dla specjalistów medycznych i wykładowców - prezentacja platformy HOLO vectors
1. Każdy Uczestnik – specjalista medyczny lub wykładowca chcąc wziąć udział w prezentacji platformy HOLO vectors w mobilnym laboratorium anatomii VR (pracowni holografii medycznej VR, 3D) zobowiązany jest wypełnić dedykowany formularz online dostępny pod adresem: https://bit.ly/rejestracja-dla-lekarzy lub pod kodem QR znajdującym się poniżej.
2. Uczestnik zobowiązany jest w formularzu podać swoje imię i nazwisko, adres e-mail oraz wpisać swoją specjalizację.
3. Zapisy następują na konkretny slot godzinowy. Spóźnienie się na zarezerwowaną godzinę oznacza utratę rezerwacji; w tej sytuacji chęć wzięcia udziału w Holotour wymaga rezerwacji kolejnego terminu.
4. Uczestnik może zrezygnować z udziału w sesji poprzez kliknięcie linku znajdującego się w mailu zawierającego potwierdzenie rezerwacji terminu.
5. W przypadku zaznaczenia w formularzu rejestracyjnym na Holotour braku zapoznania się z Regulaminem Holotour, Organizator usunie dokonaną rezerwację i wszystkie dane osobowe Uczestnika.
§4 Rejestracja na warsztaty - studenci
1. Każdy Uczestnik – student chcąc wziąć udział w warsztatach w (pracowni holografii medycznej VR, 3D) zobowiązany jest wypełnić dedykowany formularz online dostępny pod adresem: https://holotour.bookero.pl/ lub pod kodem QR znajdującym się poniżej.
2. Uczestnik zobowiązany jest w formularzu rejestracyjnym podać swoje imię i nazwisko oraz adres e-mail.
3. Zapisy następują na konkretny slot godzinowy. Spóźnienie się na zarezerwowaną godzinę oznacza utratę rezerwacji; w tej sytuacji chęć wzięcia udziału w Holotour wymaga rezerwacji kolejnego terminu.
4. Uczestnik może zrezygnować z udziału w sesji poprzez kliknięcie linku znajdującego się w mailu zawierającego potwierdzenie rezerwacji terminu.
§5 Kwestie bezpieczeństwa
1. Uczestnik nie może:
a) wnosić do mobilnego laboratorium napojów, jedzenia, przedmiotów niebezpiecznych (np. nożyczki, broń, materiały wybuchowe), alkoholu, narkotyków;
b) spożywać w mobilnym laboratorium oraz przy nim środków odurzających, palić papierosów oraz e-papierosów;
c) wprowadzać jakichkolwiek zwierząt do mobilnego laboratorium;
d) korzystać z urządzeń znajdujących się w mobilnym laboratorium bez nadzoru personelu Organizatora albo korzystać z urządzeń wbrew instrukcjom personelu;
e) wykonywać zdjęć lub nagrywać wideo urządzeniom znajdującym się wewnątrz mobilnego laboratorium bez uprzedniej zgody personelu Organizatora.
2. Personel Organizatora ma prawo nie wpuścić Uczestnika będącego pod wpływem środków odurzających do mobilnego laboratorium lub go z niej wyprosić w przypadku zachowywania się Uczestnika w sposób sprzeczny z Regulaminem.
3. Korzystając z wyposażenia mobilnego laboratorium anatomii VR Uczestnik zobowiązany jest stosować się do instrukcji personelu Organizatora. Korzystanie z urządzeń znajdujących się w mobilnym laboratorium wbrew instrukcji skutkować może odpowiedzialnością cywilną lub karną za ich uszkodzenie bądź zniszczenie.
4. W mobilnym laboratorium zainstalowany jest monitoring nagrywający obraz wideo. Nagrania będą przechowywane przez czas Holotour i kasowane po 2. dniach od jego zakończenia (tj. po 2. dniach od zakończenia obecności Holotour w danym miejscu). Nagrania mogą być przechowywane dłużej, jeżeli mogą być użyte w postępowaniu cywilnym bądź karnym, np. z uwagi na zaistnienie incydentu w związku z przebywaniem uczestnika w mobilnym laboratorium (np. uszkodzenie sprzętu znajdującego się w naczepie, wypadek).
§6 Wizerunek
1. Organizator bądź podmioty działające na jego zlecenie będą wykonywali relacje fotograficzną i wideo z Holotour. Zgodnie z art. 81 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości.
2. Wykonywane materiały fotograficzne i wideo będą wykorzystywane przez Organizatora we własnych celach marketingowych, tj. będą publikowane w jego mediach społecznościowych i na stronie internetowej.
3. W bardzo rzadkich przypadkach, jeżeli rozpowszechniony materiał nie mógłby być zakwalifikowany jako rozpowszechnienie wizerunku stanowiący wyjątek z art. 81 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (element całości),rozpowszechnienie następuje na podstawie zgody udzielonej przez uczestnika poprzez wzięcie udziału w Holotour i akceptację Regulaminu. Jeżeli Uczestnik zechce wycofać udzieloną zgodę, powinien skontaktować się z Organizatorem, który niezwłocznie usunie materiał zawierający wizerunek Uczestnika przez niego wskazany. Dane kontaktowe Organizatora wskazano w §5 ust. 1 poniżej.
§7 Dane osobowe
1. Administratorem danych osobowych jest Organizator, z którym można się skontaktować listownie na adres jego siedziby bądź mailowo: rodo@holovectors.com.
2. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie i w celu:
a) art. 6 ust.1 lit. b) RODO, tj. w celu wykonania łączącej nas umowy, jaką jest uczestnictwo w Holotour;
b) art. 6 ust.1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora jakim jest prowadzenie działalności marketingowej – w zakresie w jakim Organizator będzie przetwarzał wizerunek w sposób pozwalający na identyfikację uczestnika i publikował ten wizerunek na swoich mediach społecznościowych i stronie internetowej;
c) art. 6 ust.1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora jakim jest rozpowszechnianie informacji o własnej działalności o ile Uczestnik w formularzu zgłoszeniowym wyraził zgodę na kontakt e-mailowy bądź telefoniczny ze strony Organizatora w celach handlowych (np. przesyłanie newslettera, ofert handlowych) lub zgodę na kontakt mailowy w celu nawiązania współpracy;
d) art. 6 ust.1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora jakim jest dochodzenie roszczeń – w przypadku, gdy Uczestnik uszkodzi lub zniszczy mobilne laboratorium lub jej wyposażenie;
e) art. 6 ust.1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora jakim jest ochrona jego mienia w mobilnym laboratorium (stosowanie monitoringu).
3. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu:
a) w przypadku wykonania Umowy – do czasu zakończenia Twojego udziału w Holotour albo do czasu wycofania w nim uczestnictwa;
b) w przypadku celu, jakim jest prowadzenie działalności marketingowej – do czasu wniesienia sprzeciwu;
c) w przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody – do czasu wycofania zgody, przy czym przetwarzanie tych danych do tego momentu jest legalne;
d) w przypadku celu, jakim jest dochodzenie roszczeń i zabezpieczenie nagrania w przypadku wystąpienia incydentu – przez 2 dni od dnia zakończenia Holotour w danym miejscu, chyba, że stwierdzone zostanie uszkodzenie mobilnego laboratorium lub jego wyposażenia przez Uczestnika albo stwierdzone zostanie wystąpienie incydentu, np. wypadku – wtedy nagranie będzie przechowywane przez czas do prawomocnego zakończenia postępowania (karnego bądź cywilnego) albo do czasu przedawnienia roszczeń.
4. Dane osobowe udostępnione będą następującym odbiorcom:
a) administratorowi mediów społecznościowych (Meta Platforms – portal Facebook i Instagram,LinkedIn);
b) dostawcy narzędzia zapisów na Holotour;
c) osobom wykonującym materiały fotograficzne i wideo z Holotour;
d) dostawcom usług prawnych;
e) uprawnionym organom państwowym (policja, prokuratura, ZUS) i ubezpieczycielowi.
5. Odbiorcy wskazani w ust. 4 lit. a-c mogą przetwarzać dane osobowe poza EOG. Co do zasady przetwarzanie danych osobowych odbywa się przez europejskie spółki zależne tych podmiotów, ale może zdarzyć się, że do danych osobowych będą mieć dostęp spółki macierzyste z siedzibami w USA. W tej sytuacji podstawę transferu danych osobowych stanowią mechanizmy zabezpieczające w postaci przyjętych przez Komisję Europejską standardowych klauzul umownych i uczestnictwa tych podmiotów w EU-U.S. Data Privacy Framework, jak również przyjęte decyzje o aktywności.
6. Uczestnikowi przysługuje prawo: dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu co do ich przetwarzania oraz skargi do Prezesa UODO.
7. Dane osobowe oznaczone w formularzu jako obligatoryjne do podania przez Uczestnika chcącego zapisać się na Holotour muszą być podane Organizatorowi – brak ich podania uniemożliwia wzięcie udziału. Dane podane dodatkowo (np. nazwisko,numer telefonu) w związku z zapisem na newsletter czy z chęcią nawiązania współpracy z Organizatorem podawane są dobrowolnie przez Uczestnika. Dane te Organizator usunie niezwłocznie na jego żądanie - ich niepodanie skutkować będzie brakiem kontaktu ze strony Organizatora.
§8 Newsletter, komunikacja telefoniczna i urządzenia końcowe
1. W przypadku zapisu na newsletter, wypisać się z newslettera można wkażdym czasie przesyłając stosowne żądanie mailowo na adres contact@holovectors.com albo telefonicznie pod numerem +48 533 076 475, jak również przez kliknięcie linku znajdującego się w potwierdzeniu zapisu na newsletter.
2. Zgodana wykorzystywanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (adres e-mail, telefon) udzielana jest zgodnie z art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej.
§9 Postanowienia końcowe
1. Regulamin obowiązuje od 14 stycznia 2026 roku.
2.Uczestnictwow Holotour jest równoznaczne z akceptacją postanowieńRegulaminu.
3. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie znajdują przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.