REGULAMIN UCZESTNICTWA W ROADSHOW HOLO VECTORS

‍

§1 Postanowienia ogólne

1. Organizatorem Roadshow HOLO vectors  jest spółka HOLO vectors Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Reglowa 3, 60-113 Poznań (nr KRS 0000646704). Strona internetowa Organizatora: www.holovectors.com.
2. Roadshow HOLO vectors (dalej jako: “Roadshow”) służy zaprezentowaniu społeczności akademickiej i przedstawicielom branży medycznej innowacyjnego rozwiązania technologicznego od HOLO vectors i podmiotów z nim współpracujących w sektorze MedTech (tj. spółki Medicalholodeck AG). 
3. Treść Regulaminu dostępna załączona jest do formularza zgłoszeniowego, wiadomości potwierdzającej zgłoszenie oraz znajduje się w Internecie na stronach www.holovectors.com/regulamin-roadshow oraz https://files.holovectors.com/s/CqWQ5dJQM3o6Laq.
4. Regulamin obowiązuje wszystkich Uczestników Roadshow.
5. W przypadku zaznaczenia w formularzu rejestracyjnym na Roadshow braku zapoznania się z Regulaminem Roadshow, Organizator usunie dokonaną rezerwację i wszystkie dane osobowe Uczestnika.

‍

§2 Warunki uczestnictwa

1. Udział w Roadshow jest bezpłatny.
2. Do udziału w Roadshow zaproszeni są:
   
   1. wykładowcy;
   2. specjaliści medyczni (np. lekarze, asysta medyczna, pielęgniarki);
   3. studenci.
3. Status uczestników może być weryfikowany przez personel Organizatora, np. przez żądanie do wglądu legitymacji wykładowcy bądź studenckiej.
4. Każdy uczestnik chcąc skorzystać z możliwości mobilnego laboratorium anatomii VR zobowiązany jest wypełnić dedykowany formularz online dostępny pod adresem: https://tiny.pl/wtdt4q9v
5. Uczestnik zobowiązany jest w formularzu podać swoje imię i nazwisko, adres e-mail oraz zaznaczyć swój status zawodowy zgodny z ust. 2 wyżej.
6. Zapisy następują na konkretny slot godzinowy. Spóźnienie się na zarezerwowaną godzinę oznacza utratę rezerwacji; w tej sytuacji chęć wzięcia udziału w Roadshow wymaga rezerwacji kolejnego terminu.
7. Uczestnik może zrezygnować z udziału w sesji poprzez kliknięcie linku znajdującego się w mailu zawierającego potwierdzenie rezerwacji terminu.
8. Roadshow bądź sesja mogą zostać odwołane bądź odroczone w czasie z uwagi na nieprzewidziane wcześniej okoliczności na podstawie jednostronnej decyzji Organizatora. Organizator nie gwarantuje, że sesje nie będą doznawały opóźnień, jednakże dołoży wszelkich starań, by odbywały się zgodnie z zaplanowanym harmonogramem.

§3 Kwestie bezpieczeństwa

‍

1. Uczestnik nie może:
   
   1. wnosić do mobilnego laboratorium napojów, jedzenia, przedmiotów niebezpiecznych (np. nożyczki, broń, materiały wybuchowe), alkoholu, narkotyków;
   2. spożywać w mobilnym laboratorium oraz przy nim środków odurzających, palić papierosów oraz e-papierosów;
   3. wprowadzać jakichkolwiek zwierząt do mobilnego laboratorium;
   4. korzystać z urządzeń znajdujących się w mobilnym laboratorium bez nadzoru personelu Organizatora albo korzystać z urządzeń wbrew instrukcjom personelu;
   5. wykonywać zdjęć lub nagrywać wideo urządzeniom znajdującym się wewnątrz mobilnego laboratorium bez uprzedniej zgody personelu Organizatora.
2. Personel Organizatora ma prawo nie wpuścić Uczestnika będącego pod wpływem środków odurzających do mobilnego laboratorium lub go z niej wyprosić w przypadku zachowywania się Uczestnika w sposób sprzeczny z Regulaminem.
3. Korzystając z wyposażenia mobilnego laboratorium anatomii VR Uczestnik zobowiązany jest stosować się do instrukcji personelu Organizatora. Korzystanie z urządzeń znajdujących się w mobilnym laboratorium wbrew instrukcji skutkować może odpowiedzialnością cywilną lub karną za ich uszkodzenie bądź zniszczenie.
4. W mobilnym laboratorium zainstalowany jest monitoring nagrywający obraz wideo. Nagrania będą przechowywane przez czas Roadshow i kasowane po 2. dniach od jego zakończenia (tj. po 2. dniach od zakończenia obecności Roadshow w danym miejscu). Nagrania mogą być przechowywane dłużej, jeżeli mogą być użyte w postępowaniu cywilnym bądź karnym, np. z uwagi na zaistnienie incydentu w związku z przebywaniem uczestnika w mobilnym laboratorium (np. uszkodzenie sprzętu znajdującego się w naczepie, wypadek).

‍

§4 Wizerunek

1. Organizator bądź podmioty działające na jego zlecenie będą wykonywali relacje fotograficzną i wideo z Roadshow. Zgodnie z art. 81 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości.
2. Wykonywane materiały fotograficzne i wideo będą wykorzystywane przez Organizatora we własnych celach marketingowych, tj. będą publikowane w jego mediach społecznościowych i na stronie internetowej.
3. W bardzo rzadkich przypadkach, jeżeli rozpowszechniony materiał nie mógłby być zakwalifikowany jako rozpowszechnienie wizerunku stanowiący wyjątek z art. 81 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (element całości), rozpowszechnienie następuje na podstawie zgody udzielonej przez uczestnika poprzez wzięcie udziału w Roadshow i akceptację Regulaminu. Jeżeli Uczestnik zechce wycofać udzieloną zgodę, powinien skontaktować się z Organizatorem, który niezwłocznie usunie materiał zawierający wizerunek Uczestnika przez niego wskazany. Dane kontaktowe Organizatora wskazano w §5 ust. 1 poniżej.

‍

§5 Dane osobowe

‍

1. Administratorem danych osobowych jest Organizator, z którym można się skontaktować listownie na adres jego siedziby bądź mailowo: rodo@holovectors.com.
2. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie i w celu:
   
   1. art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. w celu wykonania łączącej nas umowy, jaką jest uczestnictwo w Roadshow;
   2. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora jakim jest prowadzenie działalności marketingowej – w zakresie w jakim Organizator będzie przetwarzał wizerunek w sposób pozwalający na identyfikację uczestnika i publikował ten wizerunek na swoich mediach społecznościowych i stronie internetowej;
   3. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora jakim jest rozpowszechnianie informacji o własnej działalności o ile Uczestnik w formularzu zgłoszeniowym wyraził zgodę na kontakt e-mailowy bądź telefoniczny ze strony Organizatora w celach handlowych (np. przesyłanie newslettera, ofert handlowych) lub zgodę na kontakt mailowy w celu nawiązania współpracy;
   4. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora jakim jest dochodzenie roszczeń – w przypadku, gdy Uczestnik uszkodzi lub zniszczy mobilne laboratorium lub jej wyposażenie;
   5. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora jakim jest ochrona jego mienia w mobilnym laboratorium (stosowanie monitoringu).
3. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu:
   
   1. w przypadku wykonania Umowy – do czasu zakończenia Twojego udziału w Roadshow albo do czasu wycofania w nim uczestnictwa;
   2. w przypadku celu, jakim jest prowadzenie działalności marketingowej – do czasu wniesienia sprzeciwu;
   3. w przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody – do czasu wycofania zgody, przy czym przetwarzanie tych danych do tego momentu jest legalne;
   4. w przypadku celu, jakim jest dochodzenie roszczeń i zabezpieczenie nagrania w przypadku wystąpienia incydentu – przez 2 dni od dnia zakończenia Roadshow w danym miejscu, chyba, że stwierdzone zostanie uszkodzenie mobilnego laboratorium lub jego wyposażenia przez Uczestnika albo stwierdzone zostanie wystąpienie incydentu, np. wypadku – wtedy nagranie będzie przechowywane przez czas do prawomocnego zakończenia postępowania (karnego bądź cywilnego) albo do czasu przedawnienia roszczeń. 
4. Dane osobowe udostępnione będą następującym odbiorcom:
   
   1. administratorowi mediów społecznościowych (Meta Platforms – portal Facebook i Instagram);
   2. dostawcy narzędzia zapisów na Roadshow;
   3. dostawcy narzędzia zapisów na newsletter – MailerLite;
   4. osobom wykonującym materiały fotograficzne i wideo z Roadshow;
   5. dostawcom usług prawnych;
   6. uprawnionym organom państwowym (policja, prokuratura, ZUS) i ubezpieczycielowi.
5. Odbiorcy wskazani w ust. 4 lit. a-c mogą przetwarzać dane osobowe poza EOG. Co do zasady przetwarzanie danych osobowych odbywa się przez europejskie spółki zależne tych podmiotów, ale może zdarzyć się, że do danych osobowych będą mieć dostęp spółki macierzyste z siedzibami w USA. W tej sytuacji podstawę transferu danych osobowych stanowią mechanizmy zabezpieczające w postaci przyjętych przez Komisję Europejską standardowych klauzul umownych i uczestnictwa tych podmiotów w EU-U.S. Data Privacy Framework, jak również przyjęte decyzje o aktywności.   
6. Uczestnikowi przysługuje prawo: dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu co do ich przetwarzania oraz skargi do Prezesa UODO.
7. Dane osobowe oznaczone w formularzu jako obligatoryjne do podania przez Uczestnika chcącego zapisać się na Roadshow muszą być podane Organizatorowi – brak ich podania uniemożliwia wzięcie udziału. Dane podane dodatkowo (np. nazwisko, numer telefonu) w związku z zapisem na newsletter czy z chęcią nawiązania współpracy z Organizatorem podawane są dobrowolnie przez Uczestnika. Dane te Organizator usunie niezwłocznie na jego żądanie - ich niepodanie skutkować będzie brakiem kontaktu ze strony Organizatora.

§6 Newsletter, komunikacja telefoniczna i urządzenia końcowe

1. W przypadku zapisu na newsletter, wypisać się z newslettera można w każdym czasie przesyłając stosowne żądanie mailowo na adres contact@holovectors.com albo telefonicznie pod numerem +48533076475, jak również przez kliknięcie linku znajdującego się w potwierdzeniu zapisu na newsletter.
2. Zgoda na wykorzystywanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (adres e-mail, telefon) udzielana jest zgodnie z art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej.

§7 Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od 1 listopada 2025 roku.
2. Uczestnictwo w Roadshow jest równoznaczne z akceptacją postanowień Regulaminu.
3. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie znajdują przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.

‍

‍

‍